وظايف بخش امانت.
این بخش کار پذیرش عضو، گردش و امانت، خدمات مرجع و اطلاع رسانی را عهده دار است.
فعاليت‌هاي اين بخش شامل موارد زير است:
1. برنامه امانت منابع
بخش امانت مي‌تواند، به دلايل متعدد، منابع را امانت ندهد، كه مهم‌ترين آنها عبارتند از:
الف) تعداد زياد منابع امانت گرفته شده توسط فرد
ب) عدم پرداخت جريمه‌ها
ج) منابعي كه توسط فرد گم شده است
د) ديگر تخلفات
2. زمان‌بندي امانت منابع
در نظام‌هاي امانت، اعم از دستي يا خودكار، وجود گاهشماري براي تعيين مدت امانت و پيگيري تأخيرها ضروري است. برنامه‌هاي زمان‌بندي و احتساب گردش كار روزانه در كتابخانه‌ها بسيار متفاوت است و بايد از انعطاف كافي برخوردار باشد. به‌طور مثال، بايد بتوان روزهاي تعطيل يا روزهايي كه به دليل بدي آب و هوا (مثلا گرد و غبار) تعطيل است و ديگر موارد غيرعادي را درنظر گرفت.
3. كنترل خروج منابع
مواد كتابخانه به‌طور موقت به مراجعه‌كنندگان امانت داده مي‌شوند. اين امانت خارج از كتابخانه بر اساس آيين‌نامه‌هاي مدوّن خاصي صورت مي‌گيرد و مدت معيني را دربر مي‌گيرد. برخي اطلاعات فردي امانت‌گيرنده ثبت و ضبط مي‌گردد و با اطلاعات منبع خروجي تلفيق مي‌شود. اطلاعات منبع خروجي معمولاً عبارتند از: شماره بازيابي منبع، عنوان، نام نویسنده یا مترجم و ديگر اطلاعات مورد لزوم.
4. كنترل ورود منابع
مواد امانت داده شده كتابخانه بايد در موعد مقرر به كتابخانه برگشت داده شود و وارد مجموعه گردد تا در قفسه قرار گيرد.
5. تعيين جريمه‌هاي ديركرد
کتابخانه براي تضمين بازگشت منابع در زمان تعيين شده، جريمه‌هايي را وضع مي‌كند. كاركنان ميز امانت بر اساس نوع منبع، فرد امانت‌گيرنده، و زمان ديركرد؛ ميزان جريمه ديركرد را محاسبه مي‌كنند. در اين زمينه كاركنان كتابخانه بر اساس آيين‌نامه‌هاي مدوّن و تبصره‌هاي آن داراي قابليت انعطاف فراواني هستند.
6. امانت بين كتابخانه‌اي
اين فعاليت گاه برعهده بخش امانت گذاشته مي‌شود، ولي اغلب به‌صورت فعاليت و وظيفه‌اي جداگانه در كتابخانه با آن برخورد مي‌گردد. تفاوت اساسي امانت بين كتابخانه‌اي با امانت معمول در اين است كه در اين شرايط، كتابخانه نقش مراجعه‌كننده را ايفا مي‌كند. بنابراين، كنترل‌هاي معمول براي ورود و خروج منابع بايد اعمال گردد. در حال حاضر این مورد در کتابخانه مرکزی اجرا نمی شود.
7. امانت منابع غيركتابي
امانت اين منابع مشابه امانت كتاب است؛ با اين تفاوت كه مدت امانت معمولاً كمتر است .
8. تهيه اخطاريه ديركرد
در نظام‌هاي امانت اگر مراجعه‌كننده در موعد مقرر، منبع را عودت ندهد، اخطاريه‌اي براي وي صادر مي‌گردد.كاركنان ميز امانت به‌صورت دوره‌اي فايل‌ها را بررسي و در صورت لزوم اخطارهاي مربوط را صادر مي‌كنند.
9. تمديد امانت
استفاده‌كنندگان از كتابخانه ممكن است مايل باشند امانت را براي يك نوبت و يا مدت‌هاي طولاني‌تر تمديد كنند. بر اساس خط‌مشي‌ها و آيين‌نامه‌هاي تدوين شده در كتابخانه، بخش امانت مي‌تواند تمديدهاي لازم را انجام دهد.
10. رزرو منابع
اين اصطلاح براي دو وظيفه با دو مفهوم كاملاً متفاوت در كتابخانه به‌كار مي‌رود. استفاده‌كنندگان مي‌توانند منبعي را كه در حال حاضر در مخزن موجود نيست براي خود رزرو كنند. يادداشتي براي درخواست كننده تهيه مي‌شود و به وي اطلاع مي‌دهند كه منبع مورد نظر در حال حاضر در كتابخانه موجود است و وي مي‌تواند از آن استفاده كند. در صورت عدم مراجعه فرد، نظام امانت به‌صورت خودكار، منبع را براي فرد ديگري كه در نوبت بوده است ذخيره مي‌سازد.
اعضاي هيأت علمي مي‌توانند منابع خاصي را براي استفاده دانشجويان يك كلاس رزرو كنند. در اين نوع رزرو، منابع از مخزن يا مجموعه‌هاي متعلق به اعضاي هيأت علمي خارج مي‌شود و در اختيار دانشجويان قرار مي‌گيرد. در اين روش، دانشجويان منابع را براي مدت كوتاهي (شايد حدود دو ساعت) به امانت مي‌گيرند. در اين روش، جريمه‌هاي ديركرد بسيار سنگين‌تر از امانت معمول است.